CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN 
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS 

DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO 

PARA LA ELECCIÓN DE GUBERNATURA 2023


 


 

ÍNDICE 

 

 

Pág. 

1 


Antecedentes 

6 

2 


Justificación 

7 

3 


Objetivos 

7 

4 


Glosario 

8 

5 


Siglas y acrónimos 

11 

6 


Criterios para la organización de archivos en órganos desconcentrados del 
Instituto Electoral del Estado de México 

12 

7 

Anexos 

23 



 

 

 

 

 

 


 

PRESENTACIÓN 

 

El Instituto Electoral del Estado de México (IEEM), tiene la facultad de organizar, 
desarrollar y vigilar el proceso electoral para la elección de gubernatura, 
diputaciones a la legislatura e integrantes de los ayuntamientos; para el ejercicio 
de dicha facultad, se auxilia de juntas y consejos distritales y municipales, que 
son órganos desconcentrados pertenecientes al IEEM, que realizan actividades 
relacionadas con la organización y desarrollo del proceso electoral, por ello, el 
actuar de éstos se dará a través de sus actos, reflejados en soportes documentales 
que tendrán que ser organizados y remitidos al órgano central del Instituto de 
acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto. 

 

De conformidad con la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos y 
Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, el IEEM como 
sujeto obligado, a través de la Subdirección de Administración de Documentos 
como Área Coordinadora de Archivos adscrita a la Secretaría Ejecutiva, ha 
desarrollado procedimientos y criterios, para la organización, control, conservación 
y disposición de los documentos que forman parte de su Sistema Institucional de 
Archivos. 

 

Los Criterios para la Organización de Archivos en Órganos Desconcentrados, 
tienen como finalidad que las y los servidores públicos electorales de los órganos 
desconcentrados, cuenten con las herramientas archivísticas necesarias para la 
organización, control y conservación de los expedientes, apoyándose en los 
instrumentos de control y consulta archivística, como lo son; Cuadro General de 
Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía de Archivo 
Documental y el Sistema de Registro de Documentos en Órganos 
Desconcentrados (SIRDOD). 

 


 

Las y los vocales integrantes de los órganos desconcentrados serán responsables 
de organizar sus documentos e integrarlos en expedientes conforme a la 
normatividad aplicable, es por ello, que los presentes Criterios contemplan la 
identificación, ordenación, clasificación, descripción, registro y resguardo de los 
documentos que reciben, tramitan y generan durante la gestión documental en el 
ejercicio de sus funciones. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

1. Antecedentes 


Con fundamento en lo establecido por los artículos 2, fracción I, 11, fracciones I, III, 
VI, X, XI y XII, 12, 16, 17, 41, 44 y 45, de la Ley General de Archivos, análogos de 
la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y 
Municipios; apartado 7.10, del Manual de Organización del IEEM; la Subdirección 
de Administración de Documentos, adscrita a la Secretaría Ejecutiva, en 
cumplimiento a las disposiciones generales en la materia, es la instancia 
responsable de atender las funciones relativas al diseño e instrumentación de 
criterios, medidas, métodos, programas y procedimientos para contribuir a la 
organización y conservación de archivos del IEEM; en ese sentido, el Consejo 
General del IEEM, mediante acuerdo IEEM/CG/24/2019, aprobó la Integración de 
la Estructura Operativa y la Implementación del Sistema Institucional de Archivos 
del Instituto Electoral del Estado de México, en términos de los artículos 20 y 21 de 
la Ley en la materia. 

Asimismo, los Procedimientos para la Operación del Sistema Institucional de 
Archivos, del IEEM, fueron aprobados por la Junta General mediante acuerdo 
IEEM/JG/13/2019. Aunado a ello y considerando las funciones y actividades 
específicas en los órganos desconcentrados, que reciben y generan documentos 
en el ejercicio de sus actividades, los Criterios previstos en el presente documento 
son parte de un sistema integral, como un elemento complementario de los 
Procedimientos para la Operación del Sistema Institucional de Archivos, en los 
cuales se encuentran las bases fundamentales para organizar, identificar, ordenar, 
valorar, conservar y disponer de los documentos, denominados procesos 
archivísticos. 

Con fundamento en lo anteriormente expuesto se hará uso del Sistema de Registro 
de Documentos en Órganos Desconcentrados y correos electrónicos oficiales, para 


el control, seguimiento de la información y documentación que reciban, tramiten y 
generen los órganos desconcentrados en el ejercicio de sus funciones. 

 

2. Justificación 


Los presentes Criterios surgen de la necesidad de administrar y sistematizar los 
documentos y expedientes que reciben y generan los órganos desconcentrados y 
que forman parte de los archivos del IEEM, con la finalidad de organizar, conservar, 
clasificar y preservar de manera homogénea sus documentos. 

 

3. Objetivos 


General: 

Lograr la homogenización en la organización, clasificación, descripción y 
conservación de los documentos y expedientes en los órganos desconcentrados. 

Específicos: 

I. Organizar, ordenar y dar seguimiento a los documentos y expedientes de 
manera precautoria de los órganos desconcentrados y que formarán parte 
de un archivo de trámite. 
II. Respaldar y resguardar los correos electrónicos de cuentas oficiales de los 
Órganos Desconcentrados conforme a la normatividad aplicable en la 
materia, y garantizar que los archivos se conserven organizados y 
disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentación 
que se resguarde, en términos de la Ley General de Archivos, Ley de 
Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios 
y Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de 
México y Municipios. 


 


 

4. Glosario 


Para los efectos del presente documento, se entenderá por: 

Archivo: conjunto organizado de documentos generados o recibidos por el IEEM 
en la ejecución de sus atribuciones y funciones, independientemente del soporte, 
espacio o lugar en el que se resguarden; 

Archivo de trámite: conjunto de expedientes integrado por documentos de uso 
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del IEEM; 

Área coordinadora de archivos: Subdirección de Administración de Documentos 
adscrita a la Secretaría Ejecutiva, responsable de promover y vigilar el cumplimiento 
de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, 
así como, de coadyuvar con las áreas administrativas generadoras de los 
documentos en el resguardo de los mismos; 

Área administrativa: Direcciones y Unidades con nivel directivo que forman parte 
de la estructura organizacional del IEEM, relacionadas a las actividades y funciones 
identificadas en el reglamento interno y manual de organización del Instituto; 

Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que 
establece los valores, vigencias, plazos de conservación y la disposición 
documental; 

Conservación: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la 
prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de 
los documentos digitales a largo plazo; 

Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la 
estructura de un archivo, con base en las atribuciones y funciones del IEEM; 


Documento: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o 
contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, 
competencias o funciones del IEEM, con independencia de su soporte documental; 

Expediente: conjunto de documentos generados o recibidos por las áreas 
administrativas del IEEM, los cuales deberán estar ordenados y relacionados con 
un mismo asunto, actividad o trámite; 

Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por el IEEM; 

Gestión documental: tratamiento integral de la documentación a lo largo de su 
ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, 
consulta, valoración documental y conservación; 

Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que propician la 
organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su 
ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de 
disposición documental; 

Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series 
documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario 
general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja 
documental (inventario de baja documental); 

Organización: proceso de planificación, clasificación, control y dirección de los 
distintos grupos documentales, con la finalidad de consultar y recuperar 
oportunamente la información. Se divide en dos: intelectuales, que consisten en 
identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y 
contenido; por otro lado, las operaciones mecánicas, que son las actividades 
desarrolladas para la ubicación física y traslado de los expedientes; 

Órganos desconcentrados: Juntas y Consejos Distritales y Municipales del IEEM; 


Préstamo: entrega provisional de documentos que se encuentran bajo resguardo 
en los archivos de trámite o de concentración a una o un servidor electoral, por un 
lapso determinado; 

Responsable del archivo de trámite: persona servidora pública electoral, 
nombrada por la o el titular del área administrativa, encargada del acervo 
documental activo; 

Sección: a cada una de las divisiones del fondo documental basada en las 
atribuciones del IEEM de conformidad con las disposiciones legales aplicables; 

Serie: es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos 
producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en 
expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico; 

Servidora o Servidor Electoral: persona que desempeñe un empleo, cargo o 
comisión de cualquier naturaleza en el IEEM y en Órganos Desconcentrados, de 
forma permanente o eventual; 

Valoración documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los 
valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los documentos que 
les confiere características específicas en los archivos de trámite, concentración e 
históricos, con el fin de establecer criterios, vigencias documentales, plazos de 
conservación y disposición documental, y 

Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene 
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las 
disposiciones jurídicas aplicables. 

 

 


 

5. Siglas y acrónimos 


Para los efectos del presente documento, se entenderá por: 

ACA: Área Coordinadora de Archivos; 

AT: Archivo de trámite; 

CADIDO: Catálogo de disposición documental; 

CGCA: Cuadro general de clasificación archivística; 

DO: Dirección de Organización; 

DPC: Dirección de Participación Ciudadana 

DPP: Dirección de Partidos Políticos; 

GAD: Guía de archivo documental; 

ICCA: Instrumentos de control y consulta archivística; 

IEEM: Instituto Electoral del Estado de México; 

INE: Instituto Nacional Electoral; 

OD: Órgano desconcentrado; 

RAT: Responsable del archivo de trámite; 

SNR: Sistema Nacional de Registro de Precandidatos y Candidatos 

REC: Responsable de entrega de correspondencia, y 

SIRDOD: Sistema de Registro de Documentos en Órganos Desconcentrados. 


 

6. Criterios para la Organización de Archivos en Órganos Desconcentrados 
del Instituto Electoral del Estado de México 


Tienen la finalidad de homogenizar el proceso del registro de los documentos que 
se reciban y generen en los OD, así como la organización, ordenación y 
clasificación a través del SIRDOD, sistema que estará a cargo de las vocalías; el 
tratamiento de gestión documental que se aplicará a los documentos recibidos y 
generados en el OD, será responsabilidad de las vocalías ejecutiva, de 
organización electoral y de capacitación, y utilizarán el SIRDOD como una 
herramienta de apoyo de sus funciones y actividades. Este sistema permitirá el 
registro de la documentación que reciban y generen en dichos órganos. 

 

La Subdirección de Administración de Documentos capacitará al personal en el 
funcionamiento del SIRDOD, apoyándose en las herramientas tecnológicas, así 
como de videos y tutoriales sobre dicho sistema; el material de apoyo será 
proporcionado por la referida Subdirección. 

 

Las y los vocales recibirán y registrarán la documentación de trámite en los OD. 
Este registro incorpora el alta de los datos de documentos que se reciban y generan 
en dicho órgano, así como la integración de expedientes electrónicos conforme a 
los ICCA, por lo que se iniciará registrando los elementos que se describen en el 
siguiente apartado de la Junta o Consejo Distrital. 

Las vocalías ejecutivas, de organización electoral y de capacitación, serán 
responsables de atender los asuntos de los documentos derivado de las funciones 
y actividades que ejerzan. 

En caso de que alguna de las o los Vocales integrantes de la Junta Distrital, se 
separen del Cargo antes de concluir las actividades de los Órganos 
Desconcentrados Distritales, deberá realizar la entrega recepción de la 


documentación que recibió y generó durante su encargo, así como el listado de los 
asuntos pendientes por atender, a la persona que sea designada para ocupar el 
cargo; en caso de que la designación no sea de manera inmediata, la entrega se 
realizará al titular de la Vocalía Ejecutiva; en el supuesto, de que sea el titular de la 
Vocalía Ejecutiva quien se separe del cargo, la entrega se realizará al Vocal de 
Organización. 

 

6.1 Del registro de la documentación y expedientes en el SIRDOD 




 

I. Recibir y registrar los datos del documento en el apartado “Registro de 
documentos de entrada”, para lo cual llenarán los siguientes campos: 
a) Tipo de documento (tarjeta, oficio, escrito, circular, aviso, informe, 
correo electrónico u otros); 
b) Número del documento; 
c) Fecha de recepción; 
d) Hora de recepción; 
e) Destinatario (nombre de la o el vocal); 
f) Área del destinatario (Junta y/o Consejo Distrital); 
g) Descripción breve del asunto; 
h) Remitente (nombre de la persona que remite el documento); 
i) Área del remitente (nombre del área de quien remite el documento) 
j) Tipo de soporte (físico o electrónico); 
k) Anexos; 
l) Seguimiento; 
m) Clave de Clasificación (conforme al CGCA del IEEM); 
n) Nombre de la o el Servidor Electoral que dará seguimiento y atención, 
y 
o) Observaciones. 



 

II. Si el documento registrado está en formato electrónico, tendrá que guardarse 
en formato PDF, con sus anexos; si es su caso, por código de clasificación y 
en el expediente electrónico de acuerdo a los catálogos de expedientes y 
documentos de cada área administrativa (Anexo I); 
III. Si el documento registrado se encuentra en soporte físico, guardarlo con 
anexos; si es el caso, y por código de clasificación en el expediente físico de 
acuerdo a los catálogos de expedientes y documentos de cada área 
administrativa; 
IV. Las vocalías identificarán los asuntos de su competencia, para que pueda 
recibirlo, registrarlo y, en su caso, darle contestación, y 
V. En el caso de que la documentación recibida no genere algún trámite, la 
vocalía de organización le dará seguimiento para la clasificación y resguardo 
en el expediente correspondiente, conforme al CGCA y catálogo de 
expedientes y documentos de los OD. 


 

6.1.1 Generación de números de folios de salida en el SIRDOD 






Para la generación de números de folios de salida de oficios, las y los vocales 
deberán observar lo siguiente: 

I. Elaborar un proyecto de documento, para atender el asunto; 
II. Revisar que el documento, no contenga incidencias, o su caso las 
corregirá, 
III. Una vez validado el proyecto con quien corresponda, de ser el caso, la o 
el vocal, generará en el SIRDOD el o los números de folios de salida 
consecutivos necesarios para la atención del asunto, para lo cual 
requerirá los siguientes datos: 
a) Referencia de entrada, en su caso; 
b) Fecha de solicitud; 



c) Remitente (nombre de la o el vocal); 
d) Área del remitente (Junta y/o Consejo Distrital); 
e) Descripción del asunto; 
f) Destinatario; 
g) Área del destinatario; 
h) Nombre de la servidora o del servidor electoral solicitante; 
i) Clasificación, de acuerdo al catálogo de expedientes y documentos de las 
áreas administrativas del órgano central; 
j) Número de oficio, en este apartado se tomará el número consecutivo que 
arroja el SIRDOD y que llevará el documento para su remisión al área o 
institución correspondiente, y 
k) Observaciones. 


 

 

6.1.2 Reportes en el SIRDOD 

 

Las vocalías ejecutivas, de organización electoral y de capacitación, podrán 
emitir reportes en dicho apartado, de los datos de los documentos 
registrados y generados en el sistema. 

 

Las y los vocales enviarán a las áreas administrativas correspondientes, 
reportes mensuales de la información que reciban y generen en el SIRDOD, 
en el caso de que lo soliciten, y que tengan relación con el catálogo de 
expedientes y documentos de las áreas administrativas del órgano central. 

 

6.1.3 Envío de documentación al Órgano Central 

 

Las y los vocales harán uso del correo electrónico institucional y, en el 
ejercicio de sus funciones y atribuciones enviarán al órgano central la 
documentación generada (oficios), a la cuenta de correo de la Oficialía de 


Partes del IEEM para su trámite correspondiente; asimismo, aquellos 
documentos que se requieran entregar en original (medios de impugnación, 
quejas, requerimientos u otros) el trámite se hará de manera presencial en 
dicha Oficialía para su entrega correspondiente. 

6.2 De la clasificación de los documentos 

I. Los documentos recibidos y generados en el ejercicio de sus funciones, 
formarán parte del acervo documental y del Sistema Institucional de Archivos 
del IEEM, atendiendo a la Ley General de Archivos y Ley de Archivos y 
Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, conforme 
a los ICCA. 
II. Las y los vocales deberán asignar la clasificación a la documentación recibida 
y generada por el OD correspondiente, dicha clasificación se hará con base 
en el CGCA, estableciendo el fondo, sección y serie que les corresponde; 
III. Deberán respetar el principio de procedencia y orden original de los 
documentos para integrar sus expedientes por asuntos, actividad o trámite en 
forma lógica y cronológica para su resguardo correspondiente. 


6.3 De la organización e integración de expedientes físicos 

 

Las vocalías ejecutivas, de organización electoral y de capacitación, integrarán 
expedientes de asuntos concluidos; podrán realizar la entrega de documentos, 
con la o el RAT del Órgano Central y de las áreas, conforme a las actividades 
que tengan relación. 

Las vocalías ejecutivas, de organización electoral y de capacitación, vigilarán 
que los documentos se encuentren debidamente integrados, organizados y 
resguardados en expedientes; identificarán las inconsistencias en la integración 
de los mismos y verificarán que estén integrados conforme al catálogo de 


expedientes y documentos de las áreas administrativas del IEEM de acuerdo al 
siguiente procedimiento: 

I. Revisar e integrar los documentos físicos que se registraron, recibieron y 
generaron en el SIRDOD, además revisarán que los documentos físicos se 
encuentren completos, en su caso, incluyendo únicamente documentos de 
archivo originales. En el supuesto de que estos no existan, previa razón 
justificada, y se conserve una copia del mismo, se integrará como testigo del 
original; 
II. Revisar si existen lineamientos, convocatorias, manuales o alguna 
normatividad que establezca plazos de vencimiento, temporalidad de los 
documentos físicos y electrónicos de acuerdo con la utilidad e importancia 
en el OD; 
III. Integrar expedientes identificándolos con claves de clasificación archivística, 
así como los documentos que correspondan al asunto o tema que los originó, 
de conformidad con los catálogos contenidos en los presentes Criterios; 
IV. Revisar los documentos que integran un expediente para incorporarlos en 
folders tamaño carta u oficio, acorde al tamaño de las fojas para su debido 
resguardo; 
V. Para la integración de los expedientes, identificarán la fecha del documento 
de mayor antigüedad y la fecha del último documento integrado al expediente 
(en forma descendente); no obstante, en los casos que no se cuente con la 
fecha de producción del documento de inicio o término del expediente, se 
tomará el que manifieste la fecha o sello en que se recibió; 
VI. Las y los vocales de los OD, integrarán un expediente relacionado al 
respaldo de las cuentas de correo electrónico institucional de la Junta 
Distrital, así como de sus vocalías; dentro de éste, en un sobre amarillo se 
introducirá el medio magnético (CD, DVD, USB, disco duro u otro tipo de 
soporte), que pueda almacenarse la información y/o documentos 
electrónicos de dicho correo; 



VII. Anotar un número de folio consecutivo en cada uno de los documentos que 
integren el expediente. Al respecto, la asignación de números será con lápiz 
en la parte superior derecha en sentido del texto, en ambas caras del 
documento si contienen información; asimismo, se colocarán en orden 
cronológico y descendente tomando en consideración que el primer 
documento sea el de fecha más antigua y el último el más reciente que 
integre el expediente, con el cual se cerrará la foliación; 
VIII. Con el propósito de que su manejo sea fácil, el expediente se podrá integrar 
en legajos de hasta tres centímetros de grosor cada uno, tantos como sean 
necesarios, en sentido progresivo e indicando el número de legajo que 
corresponda; como se ejemplifica a continuación: 1/3, 2/3 y 3/3, el foliado 
será consecutivo; 
IX. Una vez integrado el expediente y teniendo todos los datos, se imprimirá la 
portada de identificación del expediente (Anexo II); 
X. Garantizar el adecuado resguardo de los expedientes y la información que 
haya sido clasificada como reservada o confidencial, identificados en la 
portada del expediente, con base en las disposiciones jurídicas aplicables en 
materia de transparencia; verificar que los documentos y expedientes se 
encuentren debidamente integrados; elaborar un inventario general para su 
posterior entrega documental, el cual permitirá la organización, localización, 
ubicación topográfica, consulta, control y disposición documental de los 
expedientes, de acuerdo a lo establecido en el apartado 6.5 del presente 
documento; y conservar los expedientes hasta el término del proceso 
electoral o al concluir las funciones del OD (Anexo IV). 


 

 

 

 


6.4 De la organización e integración de expedientes electrónicos y respaldo 
de las cuentas de correo electrónico institucional 

 

I. Las vocalías ejecutivas, de organización electoral y de capacitación 
integrarán, organizarán y resguardarán los documentos de archivo 
electrónicos recibidos y generados en el OD; verificarán que mantengan 
relación con los expedientes físicos y con el mismo asunto, conforme a los 
catálogos de expedientes y documentos de las áreas administrativas del 
Órgano Central y al SIRDOD. 
II. Los identificarán e integrarán de manera lógica y cronológica, respetando el 
principio de procedencia y orden natural de la documentación. 
III. Los expedientes y el respaldo de las cuentas de correos electrónicos, así 
como de la información, y documentos contenidos en éstos, se regirán por 
los plazos de conservación previstos en el Catálogo de Disposición 
Documental integrado en su conjunto por las Fichas Técnicas de Valoración 
Documental de las áreas administrativas del IEEM. 
IV. Para el respaldo de los documentos de archivo y expedientes electrónicos 
se pueden considerar los siguientes soportes electrónicos; Disco Compacto 
(CD), Disco Versátil Digital (DVD), USB u otro, dependiendo de la capacidad 
y peso de los archivos; 
V. Las y los vocales de los OD, tendrán la obligación de custodiar y resguardar 
la información e integrarla en expedientes, los cuales deberán mantener en 
buen estado para el continuo tratamiento documental; de ser necesario, se 
contará con una bitácora de préstamo de expedientes (Anexo III), para el 
mejor control y uso de la documentación, asimismo, se apoyarán en los 
presentes Criterios, en las Recomendaciones para la Integración y 
Digitalización de los Archivos de las Juntas y Consejos Distritales elaborado 
por la DO, así como lo establecido en las “Políticas para el Uso, Respaldo y 
Conservación del Correo Electrónico Institucional del Instituto Electoral del 
Estado de México”. 



6.5 Del inventario general de órganos desconcentrados 

Las y los vocales, a través del ACA, conocerán el inventario general de 
descripción documental que se implementará durante la fase activa de los 
documentos, considerando los plazos establecidos en el CADIDO. Este 
inventario permitirá describir las series documentales y, en particular, los 
expedientes físicos y electrónicos, en su caso, que generen los OD, derivado de 
sus funciones y actividades durante el proceso electoral, para que al término de 
éste se pueda hacer la entrega-recepción de archivos como lo estable la Ley 
General de Archivos y la Ley de Archivos y Administración de Documentos del 
Estado de México y Municipios (Anexo IV). 

6.6 Características mínimas de espacios físicos para la documentación en 
los órganos desconcentrados 

Para los espacios físicos se considerará lo siguiente: 

I. Los expedientes se resguardarán en archiveros, gavetas, escritorios, o en su 
caso, cajas archivadoras (galleteras) que deberán contar con una etiqueta de 
identificación al frente, con el nombre y código de las series documentales que 
contengan; (Anexo V); 
II. El espacio destinado para el resguardo adecuado de los documentos y 
expedientes que se reciban, tramiten y generen, deberá ser suficiente para su 
debida conservación y preservación, así como para su consulta expedita; 
III. Las áreas donde se encuentre la documentación deben mantenerse limpias y 
libres de humedad; 
IV. No fumar, comer o beber en el área donde se encuentren los documentos; y 
V. Evitar colocar la documentación (espacios destinados al resguardo de 
documentos) cerca del paso de tuberías de agua; en caso de que así sea, 
realizar revisiones constantes para prevenir fugas y humedad. 


 


6.6.1 Equipamiento 




I. Para el resguardo de documentación podrán utilizarse archiveros, cajones 
o gavetas, procurando que la información pueda ser de fácil manejo; lo 
anterior, de acuerdo con la cantidad de documentación que reciban y 
generen y con base en la disponibilidad de bienes otorgados por la 
Dirección de Administración del IEEM; 
II. Contar con cajas archivadoras a fin de evitar el paso de luz ultravioleta, 
evitando el daño a los documentos, los cuales deberán colocarse en 
lugares secos y donde no exista humedad; y 
III. Las condiciones adecuadas para garantizar la conservación de los 
documentos serán los siguientes: cajas archivadoras (galleteras), 
carpetas, folders, broches metálicos y clips de plástico. 


6.7 De la entrega de la documentación y expedientes de los órganos 
desconcentrados a órgano central 

La documentación generada por los OD será remitida al AT de las áreas 
administrativas del Órgano Central para su resguardo al término de sus 
funciones, de acuerdo con el catálogo de expedientes y documentos. 

Para la entrega de expedientes, se observará lo siguiente: 

I. De manera conjunta, y en el ámbito de sus responsabilidades, la o el RAT 
del área administrativa que corresponda del Órgano Central, y las vocalías 
ejecutivas, de organización electoral y de capacitación, en su caso, revisarán 
y cotejarán los expedientes físicos y electrónicos conforme al inventario 
general del OD; 
II. Si existieran inconsistencias, las y los vocales las corregirán o subsanarán 
para su entrega definitiva y completa; 
III. Derivado de la revisión de los documentos que integran los expedientes, si 
se advierte la inexistencia total o parcial de los mismos, las y los vocales 



elaborarán un acta circunstanciada que describa los hechos, con la finalidad 
de dejar constancia de ello; 
IV. Una vez recibidos los expedientes del OD, la o el RAT asignará la ubicación 
topográfica y la registrará en el inventario general del OD, para colocar las 
cajas en la estantería correspondiente; 
V. La documentación y expedientes recibidos, tramitados y generados para su 
entrega deberán atender lo correspondiente a los ICCA, y catálogo de 
expedientes y documentos del área administrativa; 
VI. Al término de las actividades del OD, entregarán la documentación física y 
electrónica, así como el respaldo de las cuentas de correo electrónico 
institucional de los OD, integrada en expedientes que deben estar 
organizados y descritos de conformidad con los ICCA que identifiquen la 
función que les dio origen en los términos de la normatividad archivística y 
atendiendo al procedimiento para la entrega-recepción de archivos, y 
VII. En caso de incumplimiento a la normatividad aplicable en materia de 
archivos, las y los vocales se sujetarán a las infracciones administrativas y 
delitos contra los archivos que refiere el libro tercero, los títulos primero y 
segundo de la Ley General de Archivos y Ley de Archivos y Administración 
de Documentos del Estado de México y Municipios, serán sancionados ante 
la autoridad competente en términos de la normatividad aplicable en materia 
de responsabilidades administrativas de los servidores públicos según 
corresponda. 


 

El ACA realizará llamadas telefónicas y reuniones virtuales con los OD para llevar 
a cabo el seguimiento y vigilancia del cumplimiento de sus obligaciones en atención 
a los referidos Criterios, y se apoyará de las tecnologías para mantenerse 
comunicado. 

 


Anexos: 

Anexo I. Catálogo de expedientes y documentos de la Oficialía Electoral 

 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 

IEEM/1C/1C.6 

1. EXPEDIENTES 
DE OFICIALÍA 
ELECTORAL 


1. Escrito, oficio y/o 
tarjeta de solicitud. 


 

2. En su caso, oficio de 
colaboración y/o 
coadyuvancia de 
oficialía electoral. 


 

3. En su caso, acuerdo, 
oficio y/o tarjeta de 
respuesta de la 
Secretaría Ejecutiva. 


 

4. Acuerdo de admisión, 
prevención o por el 
que se tiene por no 
interpuesta. 


 

5. Cédula y razón de 
notificación. 


 

6. En su caso, escrito de 
desahogo de 
prevención. 


 

7. En su caso, acuerdo 
de admisión o por el 
que, se tiene por no 
presentada la 
solicitud. 


 

8. Cédula y razón de 
notificación. 


 

9. Acuse del oficio de 
habilitación, en su 
caso. 


 

10. Acta circunstanciada 
de la oficialía 
electoral. 


 

11. Acuse del Acta 
Circunstanciada de la 
Oficialía Electoral 
(acta, oficio o tarjeta). 


1. Escrito, tarjeta u oficio por medio del cual 
los partidos políticos, sus candidatas y 
candidatos, candidatas y candidatos 
independientes, representantes ante los 
órganos desconcentrados ciudadanos y 
áreas administrativas, solicitan el ejercicio 
de Oficialía Electoral para constatar un 
acto o hecho de naturaleza electoral 
vinculado con la competencia de este 
Instituto. 
2. Acuerdo y/u oficio por medio del cual la 
Vocalía de Organización solicita la 
colaboración o coadyuvancia de la oficialía 
electoral del órgano central para el trámite 
y/o desahogo de la diligencia por motivo de 
causas de fuerza mayor, caso fortuito o 
impedimento de cualquier otra causa. 
3. Acuerdo, oficio o tarjeta, que emita la 
Secretaría Ejecutiva, como respuesta a la 
solicitud de colaboración o coadyuvancia, 
a la solicitud de la Vocalía de Organización 
de las Juntas Distritales o Municipales, 
para realizar el trámite hasta su 
conclusión. 
4. Acuerdo de admisión a trámite, de 
prevención o por el que se tiene por no 
presentada la solicitud, el primero se dicta 
cuando se cumplen con todos los 
requisitos comprendidos en el artículo 23 
del RFOEIEEM; el segundo, cuando la 
solicitud carece de alguno de los requisitos 
contenidos en el artículo 23 del 
ordenamiento en cita, y el tercero cuando 
se actualiza una de las hipótesis para tener 
por no presentada la solicitud establecidas 
en el artículo 25 del RFOEIEEM. 
5. Razón de notificación, por el cual se hace 
de conocimiento de la o el solicitante los 
Acuerdos de trámite, prevención y/o 
presentación, según sea el caso. 
6. El escrito de desahogo de la prevención es 
aquél que suscriben los partidos políticos, 
sus candidatas y candidatos, candidatas y 
candidatos independientes, 
representantes ante los órganos 
desconcentrados y/o ciudadanos, por el 
que pretenden subsanar las omisiones 
notificadas mediante el Acuerdo de 





CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 

 

12. Informes de Oficialía 
Electoral. 


 

13. Habilitación de 
servidores públicos 
electorales. 


 

14. Gestiones 
administrativas de OE 
en la Junta. 


 

Prevención para que se pueda conceder el 
ejercicio de la Oficialía Electoral. 


 

7. En su caso, acuerdos de admisión a 
trámite o por el que se tiene por no 
presentada la solicitud, en virtud de que el 
escrito de prevención puede o no cumplir 
con los requisitos necesarios para la 
admisión de la solicitud. 
8. Cédula y razón de notificación por el cual 
se hace de conocimiento de la o el 
solicitante los Acuerdos de trámite o por el 
que no se tiene por no presentada, según 
sea el caso. 
9. Las Vocalías de Organización, actúan de 
conformidad con el artículo 231 del CEEM, 
no obstante, puede ser el caso de que el 
Secretario Ejecutivo, delegue la función de 
Oficialía Electoral en alguno de los 
Servidores Públicos Electorales de las 
propias juntas distritales, para que 
coadyuve en dicha función. 
10. Las actas se expiden por duplicado por lo 
que el acuse de recibo es el documento 
que se queda en el archivo de la Junta o, 
en su caso, tarjeta y oficio por la que se 
remite el acta a la o el solicitante (áreas 
administrativas). 
11. Oficio por medio del cual se informó o se 
remite el informe. 
12. Informe impreso (firmado y con sello de 
junta). 
13. En su caso, oficios en alcance. 
14. Oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva por 
medio del cual se solicitó la habilitación de 
servidores públicos electorales adscritos a 
la junta. 
15. Acuses de los oficios de habilitación. 
16. Acuses de oficios dirigidos a la Secretaría 
Ejecutiva que estén relacionados con la 
función de oficialía electoral, ejemplo: 
solicitudes de cursos. 
17. Oficios emitidos por la Secretaría Ejecutiva 
por medio de los cuales se haga de 
conocimiento información referente a la 
función de oficialía electoral, ejemplo: 
fechas de remisión del archivo físico. 




 

 

 


Catálogo de expedientes y documentos de la Unidad de Informática y 
Estadística 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 

IEEM/1S/1S.2 

1. PROGRAMA DE 
RESULTADOS 
ELECTORALES 
PRELIMINARES 
2. AEC-JUNTAS 
DISTRITALES 


 Actas-PREP 


 Actas de escrutinio y cómputo PREP. 




Catálogo de expedientes y documentos de la Dirección de Organización 

 CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 



IEEM/1S/1S.2 

 

Consejo Distrital 

1. INTEGRACIÓN DEL 
CONSEJO DISTRITAL 
2. SESIONES 
3. ACTAS 
CIRCUNSTANCIADAS 
4. MINUTAS 
5. INFORMES 
6. MEDIOS DE 
IMPUGNACIÓN 
7. DOCUMENTACIÓN 
RECIBIDA 
8. MINUTARIO 
9. GRABACIÓN DE LAS 
SESIONES 
10. SOPORTE 
ADMINISTRATIVO 
11. BITÁCORA DE 
APERTURA DE 
BODEGAS 
ELECTORALES 


 Directorio 
 Nombramientos 
 Acreditaciones 
 Convocatorias 
 Actas 
 Acuerdos 
 Circulares 
 Oficios 
 Informes 
 Acreditaciones y 
procedimientos medios 
de impugnación 
 Audio y/o video 
 Bitácora 


 Documentación relacionada con la integración 
de los Consejos Distritales Electorales. 
 Documentación correspondiente a la 
realización de las sesiones de los Consejos 
Distritales Electorales. 
 Documentación relativa a las actas 
circunstanciadas derivadas de las actividades 
realizadas por los Consejos Distritales 
Electorales. 
 Documentación relacionada con las minutas 
elaboradas por los Consejos Distritales 
Electorales. 
 Documentación correspondiente a los 
informes mensuales de actividades y sobre el 
desarrollo de la elección, elaborados por los 
Consejos Distritales Electorales. 
 Documentación relacionada con los medios 
de impugnación presentados ante los 
Consejos Distritales Electorales. 
 Documentación relativa a la documentación 
adicional clasificada por los Consejos 
Distritales Electorales. 
 Documentación relacionada con el minutario 
de los Consejos Distritales Electorales. 
 Documentación concerniente al soporte 
administrativo elaborado por los Consejos 
Distritales Electorales. 
 La grabación integra, en audio y/o video, de 
las sesiones del Consejo Distrital. 
 Los originales de las bitácoras de apertura de 
bodegas electorales. 
 Los originales de las bitácoras de apertura de 
bodegas electorales. 





CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 

IEEM/7C/7C.1 

Programas y 
proyectos en 
materia de 
tecnologías de la 
información y 
comunicaciones 

 

1. CORREOS 
ELECTRÓNICOS 


 

 

 Respaldo de los correos 
electrónicos 
institucionales 


 Los respaldos de los correos electrónicos 
institucionales de las Vocalías integrantes de 
la Junta Distrital y del correo asignado a la 
misma Junta. 


IEEM/1S/1S.5 

Junta Distrital 

1. INTEGRACIÓN DE LA 
JUNTA DISTRITAL 
2. ACTAS 
CIRCUNSTANCIADAS 
3. SESIONES 
4. MINUTAS 
5. INFORMES 
6. MEDIOS DE 
IMPUGNACIÓN 
7. DOCUMENTACIÓN 
RECIBIDA 
8. MINUTARIO 
9. MEMORIA 
ELECTORAL 
10. SOPORTE 
ADMINISTRATIVO 
11. ESTUDIOS DE 
FACTIBILIDAD 
12. MECANISMOS DE 
RECOLECCIÓN 
13. RECORRIDOS DE 
EXAMINACIÓN Y 
UBICACIÓN DE 
CASILLAS 
14. RUTAS 
ELECTORALES 


 Directorio 
 Nombramientos 
 Convocatorias 
 Actas 
 Circulares 
 Oficios 
 Informes 
 Procedimientos, medios 
de impugnación 
 Memoria Electoral 
 Estudio de factibilidad 
 Mecanismos de 
recolección 
 Rutas Electorales 


 

 

 Documentación relacionada con la 
integración de las Juntas Distritales 
Electorales. 
 Documentación correspondiente a las actas 
circunstanciadas derivadas de las actividades 
realizadas por las Juntas Distritales 
Electorales. 
 Documentación relacionada con las sesiones 
de las Juntas Distritales Electorales. 
 Documentación relacionada con las minutas 
generadas por las Juntas Distritales 
Electorales. 
 Documentación respecto a los informes 
generados por las Juntas Distritales 
Electorales. 
 Documentación relacionada con los medios 
de impugnación presentados ante las Juntas 
Distritales Electorales. 
 Documentación adicional generada por las 
Juntas Distritales Electorales. 
 Documentación relacionada con el minutario 
de las Juntas Distritales Electorales. 
 Documentación relacionada con la 
elaboración de las memorias electorales por 
parte de por las Juntas Distritales Electorales. 
 Documentación relacionada con el soporte 
administrativo derivado del funcionamiento de 
las Juntas Distritales Electorales. 
 Documentación respecto a los estudios de 
factibilidad enviados por la Junta Local del 
INE en el Estado de México a las Juntas 
Distritales Electorales del IEEM. 
 Documentación respecto a los mecanismos 
de recolección enviados por la Junta Local 
Ejecutiva del INE en el Estado de México a 
las Juntas Distritales Electorales, a través de 
la Dirección de Organización, ambas del 
IEEM. 
 Documentación relacionada con los 
recorridos de examinación y ubicación de 
casillas realizados por las Juntas Distritales 
del INE con el acompañamiento de las Juntas 
Distritales Electorales del IEEM. 
 Documentación relacionada con la 
elaboración de las rutas electorales por parte 
de las Juntas Distritales Electorales, para la 
atención, en su caso, de incidentes el día de 
la Jornada Electoral. 





Catálogo de expedientes y documentos de la Dirección de Participación Ciudadana 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 

RECIBIDOS Y 

GENERADOS 

CONTENIDO 

IEEM/4S/4S.2 

1. EVENTOS DE 
EDUCACIÓN 
CÍVICA. JUNTAS 
DISTRITALES 


 

En su caso: 

 

• Oficios/tarjeta s 


(recibidas/acuses) 

• Informes 


 

• Oficios/tarjetas de solicitud de eventos de 
contacto directo. 
• Oficios/tarjetas de adecuaciones a registros 
de eventos de contacto directo. 
• Oficios/tarjetas de solicitud o recepción de 
insumos para la realización de eventos de 
contacto directo. 
• Oficios/tarjetas de gestiones administrativas 
para la realización de eventos de contacto 
directo. 
• Oficios/tarjetas sobre informes de eventos de 
contacto directo realizados (se especificará 
que los datos detallados de los eventos fueron 
registrados digitalmente en la plataforma que 
se establezca para el efecto). 


IEEM/4S/4S.2 

 

1. ACTIVIDADES RED 
DIGITAL. JUNTAS 
DISTRITALES 


En su caso: 

 

• Oficios/tarjetas 
(recibidas/acuses). 
• Informes 


 

• Oficios/tarjetas de dudas sobre la aplicación de 
la Red digital. 
• Oficios/tarjetas de gestiones administrativas 
para seguimiento a la Red digital. 
• Oficios/tarjetas sobre informes de resultados 
de seguimiento a la Red digital. 


 

IEEM/4S/4S.3 

 

1. ACTIVIDADES 
CONCURSO DE 
VIDEO. JUNTAS 
DISTRITALES 


 

En su caso: 

 

• Oficios/tarjeta s 


(recibidas/acuses) 

• Informes 


 

• Oficios/tarjetas inherentes a solicitudes o 
indicaciones para actividades relacionadas 
con apoyo logístico o de difusión del 
concurso. 
• Oficios/tarjetas inherentes a gestiones 
administrativas, solicitudes, indicaciones o 
recepción de insumos del concurso. 
• Oficios/tarjetas de informes de las actividades 
realizadas en relación al concurso. 


IEEM/4S/4S.4 

1. ACCIONES DE 
PARTICIPACIÓN 
CIUDADANA EN 
LA JUNTA 
DISTRITAL 


• Oficio recepción 
de usuario y contraseña 
• Oficio solicita usuario o 
contraseña 
• Oficio informa fallas en el 
sistema 
• Oficio informa de captura 
incorrecta 
• Oficio solicita insumos 
• Oficio solicita un ponente 
del Órgano Central 
• Oficio que informa acerca 
del personal 


operativo 

• Otros 


• Oficio Recepción del usuario y contraseña para 
las y los vocales por parte de la DPC 
• Oficio Por el que se solicita a la DPC usuario o 
contraseña, o ambos por extravío 
• Oficio Por el que se informa que el sistema no 
permite ingresar con el usuario o contraseña 
proporcionados. 
• Oficio Por el que se solicita nuevo usuario y 
contraseña por cambio de titular en vocalía. 
• Oficio Por el que se informa que no se puede 
capturar información. 
• Oficio Por el que se informa que no se guarda 
la información. 
• Oficio Por el que se informa error de asignación 
de número de evento. 
• Oficio Por el que se informa error en la 
generación de reportes. 





 

 

• Oficio Por el que se informa error en carga de 
archivo digital. 
• Oficio Por el que se informa error (es) 
desconocido (s). 
• Oficio Por el que se informa error en captura de 
información. 
• Oficio Por el que se informa archivo digital 
adjuntado incorrecto. 
• Oficio Por el que se solicita material didáctico 
(copias o impresiones) 
• Oficio Por el que se solicita ponente del Órgano 
Central para impartir conferencia (s) en una 
Junta 
• Oficio Por el que se informa que se encuentra 
de licencia médica. 
• Oficio Por el que se informa que el personal no 
realizó el evento por motivos personales. 
• Oficio Por el que se informa que la o el servidor 
electoral no firmó el reporte. 
• Oficio Por el que se informa un conflicto laboral. 
• Oficio Por el que se informa situaciones 
técnicas que imposibilitaron la captura de 
información 
• Oficio Por el que se informa el robo o extravío 
de documentos 
• Oficio Por el que se informa cambio de 
domicilio de la Junta 
• Oficio por el que se solicite agradecimiento u 
otro tipo de constancia de manera impresa 
• Oficio por el que se soliciten precisiones sobre 
la instrumentación particular del tema “Paridad 
de género y respeto a los derechos humanos 
de las mujeres en el ámbito político” 




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Catálogo de expedientes y documentos de la Dirección de Partidos Políticos 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 

IEEM/6S/6S.3 

 

1. MONITOREO A 
MEDIOS DE 
COMUNICACIÓN, 
ELECTRÓNICOS, 
IMPRESOS, 
INTERNOS, 
ALTERNOS Y CINE. 


 Oficios 
 Actas 
 Circulares 
 Todos aquellos 
documentos 
relacionados con los 
temas de monitoreo a 
medios de 
comunicación, medios 
electrónicos, impresos, 
internos, alternos y cine. 


 Actas de monitoreo 
 Actas de recorrido 
 Listas de asistencia de Monitoristas. 
 Circulares de la DPP. 
 Resguardo de los insumos de monitoreo. 
 Todo documento con información relativa a 
Monitoristas. 


IEEM/6S/6S.4 

 

1. ESTRUCTURA Y 
FUNCIONAMIENTO 
DE LOS PARTIDOS 
POLÍTICOS. 


 Oficios 
 Tarjetas 
 Oficios 
 Circulares 
 Listas de asistencia 
 Todos aquellos 
documentos 
relacionados con 
asistencia de 
representantes de 
partidos políticos a 
sesiones de los órganos 
desconcentrados. 


 Acreditaciones de representantes de partidos 
políticos, originales. 
 Actas circunstanciadas de términos de ley. 
 Listas de asistencia de representantes a las 
sesiones. 
 Justificaciones de inasistencia de 
representantes de partidos políticos a las 
sesiones. 
 Acuses de acreditaciones de los partidos 
políticos ante los Órganos Desconcentrados. 
 Toda la información de los partidos políticos 
relativa a su funcionamiento, estructura y 
designaciones. 


IEEM/6S/6S.5 

 

1. CANDIDATURAS DE 
LOS PARTIDOS 
POLÍTICOS. 


 Oficios 
 Tarjetas 
 Actas Circunstanciadas 
 Circulares 
 Todos aquellos 
documentos 
relacionados con los 
procesos de selección, 
registro y sustitución de 
candidaturas a cargos 
de elección popular. 


 Renuncias de candidaturas presentadas ante 
órganos desconcentrados. 
 Ratificaciones de renuncias de candidaturas 
presentadas ante órganos desconcentrados. 
 Documentación relativa al registro de 
ciudadanas y ciudadanos a una candidatura 
por parte de los partidos políticos o coaliciones 
diversas postuladas por CI. 


IEEM/6S/6S.6 

 

1. CANDIDATURAS 
INDEPENDIENTES. 


 Oficios 
 Tarjetas 
 Convocatorias 
 Circulares 
 Todos aquellos 
documentos 
relacionados con las 
candidaturas 
independientes 


 Expedientes conformados derivado del 
proceso de Selección a una candidatura 
independiente. 
 Documentos relacionados con la Aplicación 
Móvil y SNR. 
 Documentación relacionada con las 
ciudadanas y los ciudadanos que aspiren a 
obtener la calidad de aspirantes a una CI, 
obtengan la calidad de aspirantes a una CI y 
el registro de candidatas y candidatos a una 
CI. 


IEEM/6S/6S.7 

1. DEBATES 
PUBLICOS 


 Oficios 
 Tarjetas 
 Circulares 
 Actas 


 Acta de Sesión del Comité Especial para la 
organización de debates. 
 Documentación relativa a debates públicos. 





CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS 
RECIBIDOS Y 
GENERADOS 

CONTENIDO 

 Todos aquellos 
documentos 
relacionados con el 
proceso de selección a 
una candidatura 
independiente. 


IEEM/3S/3S.5 

2. ASPIRANTES, 
PRECANDIDATURAS, 
CANDIDATURAS Y 
CANDIDATURAS 
INDEPENDIENTES 


 Oficios 
 Acuerdos 
 Circulares 
 Informes de capacidad 
económica 
 Formularios de registro 
 Bitácoras 
 Actas Circunstanciadas 
 Papeles de trabajo 
 Informes 


 Oficios en los que se informan las 
notificaciones realizadas a las Juntas 
Municipales y Distritales. 
 Bitácoras de asesorías del SNR. 
 Actas circunstanciadas de las capacitaciones 
brindadas al personal de las Juntas 
Municipales y Distritales. 
 Oficios para informar el registro, 
sustituciones, duplicidad y cancelaciones de 
Aspirantes, precandidaturas, candidaturas y 
candidaturas independientes. 
 Oficios para informar fallas en el SNR. 
 Oficios de comisión y nombramientos del 
personal de la Unidad Técnica de 
Fiscalización Subdirección de la DPP para 
brindar asesoría. 
 Acuerdos certificados de órganos 
desconcentrados. 
 Circulares dirigidas a las Juntas Municipales 
y Distritales. 
 Informes de Capacidad Económica de 
Aspirantes, precandidaturas, candidaturas y 
candidaturas independientes. 
 Formularios de Aceptación de Registro de 
Aspirantes, precandidaturas, candidaturas y 
candidaturas independientes. 
 Oficios sobre notificación de errores a 
aspirantes y candidaturas independientes 
sobre la validación de información en SNR. 
 Papeles de trabajo de la revisión efectuada a 
los informes de capacidad económica y 
formularios de registro presentados por los 
partidos políticos y candidaturas 
independientes. 
 Informes de avance de actividades del SNR. 




 


Anexo II, Formato de portada de identificación del expediente 

 


Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla, Word
Descripción generada automáticamente

Anexo III, Bitácora de préstamo de expedientes 

*Si la bitácora es en archivo electrónico, omitir el apartado de firma. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Anexo IV, Formato de inventario general para Órganos Desconcentrados 

Imagen que contiene Calendario
Descripción generada automáticamente 
(5) Hoja___de___ 

 

 

 

 

 

 

 


 

Criterios de llenado del Inventario General para Órganos Desconcentrados 

CONTEXTO DOCUMENTAL 

No. 

CONCEPTO 

DESCRIPCIÓN 

1) 

ÓRGANO 
DESCONCENTRADO 

Asignar el nombre del Órgano desconcentrado. 

2) 

FONDO 

Registrar el nombre del fondo documental: Instituto Electoral del Estado de México. 

3) 

SECCIÓN 

Indicar código y nombre de la sección conforme al cuadro general de clasificación archivística institucional. 

4) 

SERIE 

Asignar el código y nombre de la serie conforme al cuadro general de clasificación Archivística Institucional. 

5) 

HOJA 

Número de hojas utilizadas conforme al número de expedientes contenidos en el inventario. 

6) 

FECHA DE ELABORACIÓN 

Registrar la fecha de elaboración del inventario. 

7) 

NÚMERO PROGRESIVO 

Escribir el número progresivo que corresponda al expediente, según el orden. 

8) 

CLAVE DE CLASIFICACIÓN 

Registrar la clave de clasificación del expediente del Fondo / Sección / Serie / Número de Expediente / Fechas 
Extremas. 

9) 

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA 

Indicar la ubicación física donde se encuentran los expedientes de la serie documental. 

10) 

NOMBRE DEL EXPEDIENTE 

Anotar el nombre específico del expediente, cuyos documentos tendrán relación con el contenido de este. 

FECHAS EXTREMAS 

11) 

APERTURA 

Año inicial de apertura del expediente. 

12) 

CIERRE 

En el caso de que el expediente se cierre. 

13) 

VOL. 

No. de volumen donde se encuentra el expediente. 

14) 

NÚMERO DE EXPEDIENTE 

Registrar el número progresivo asignado al expediente dentro de la serie documental a la que pertenece. 

15) 

LEG. 

Total, de legajos que contiene el expediente 

16) 

FS. 

Total de fojas que contiene el expediente. 

17) 

DOCUMENTO ELECTRÓNICO 

Marcar con una “X” si corresponde la documentación. 

TRADICIÓN DOCUMENTAL 

18) 

ORIGINAL 

Marcar con una “X” si corresponde la documentación a esa calidad 

19) 

COPIA 

Marcar con una “X” si corresponde la documentación. 

VIGENCIA DOCUMENTAL 

VALOR DOCUMENTAL 

20) 

A 

Marca con una “X” si es el caso del valor Administrativo de la serie documental. 

21) 

L 

Marca con una “X” si es el caso del valor Legal de la serie documental. 

22) 

F 

Marca con una “X” si es el caso del valor Fiscal de la serie documental. 

PLAZOS DE CONSERVACIÓN 

23) 

AT 

Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite. 

24) 

AC 

Indicar con número los años de conservación en el archivo de concentración. 

25) 

TOTAL 

Indicar con número el total de años de conservación de la documentación (AT+AC), conforme al catálogo 
de disposición documental. Debe tomarse en consideración que los plazos de vigencia cuentan a partir de 
la fecha de cierre del expediente. 

ACCESO A LA INFORMACIÓN 

26) 

R 

Marcar con una “X” si el expediente contiene información reservada. 

27) 

C 

Marcar con una “X” si el expediente contiene información confidencial. 

HOJA DE CIERRE 

28) 

HOJA DE CIERRE 

Resumen del contenido cuantitativo del inventario, en el que hay que llenar 7 campos: 

En este apartado debe incluirse el número total de hojas del inventario, colocar el número total de 
volúmenes (cajas), expedientes, legajos, fojas, años a que pertenece la documentación y con un 
determinado peso representado en kilogramos. 

29) 

FORMULÓ Y REVISÓ 

Nombre, apellidos, cargo y firma de la o del vocal de capacitación, en su caso. 

30) 

FORMULÓ Y REVISÓ 

Nombre, apellidos, cargo y firma de la o del vocal de organización. 

31) 

FORMULÓ Y REVISÓ 

Nombre, apellidos, cargo y firma de la o del vocal ejecutivo. 

32) 

AUTORIZÓ 

Nombre, apellidos, cargo y firma de la o del Responsable del Archivo de Trámite 



 

 

 


FONDO: 


SECCIÓN: 


SERIE: 


TIPO DE 
SOPORTE: 


AUDIO: 


ELECTRÓNICO: 


FÍSICO: 


VOL.
: 


F.E.: 


No. EXP.: 


REMESA: 


OTRO: 


F
S
.: 


VIDEO: 


OBS.: 


ÓRGANO DESCONCENTRADO
: 


 

Anexo V, Formato de etiqueta de identificación de caja de archivo 

 

 

 

ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN 


 


 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LEG.
.: